การกระทบยอดขาย Shopee และจัดทำเอกสารประกอบ

คู่มือนี้ช่วยตรวจสอบว่า ยอดขาย ค่าใช้จ่าย เงินที่เข้า Shopee Wallet และเงินที่โอนเข้าธนาคาร เชื่อมโยงกันครบหรือไม่ เหมาะสำหรับเจ้าของร้านและผู้ทำบัญชีที่ต้องการสรุปข้อมูลประจำเดือนและเตรียมเอกสารประกอบ

เตรียมไฟล์อะไรบ้าง?

• Order.completed: รายการคำสั่งซื้อที่สำเร็จ ใช้ตรวจสอบยอดขายรายออเดอร์
• Income — โอนเงินสำเร็จ: รายละเอียดรายได้และรายการหักของออเดอร์ที่โอนเข้า Wallet แล้ว
• my_balance_transaction_report.shopee: รายงานเงินเข้า เงินออก และยอดคงเหลือของ Wallet

กำหนดเดือนที่จะกระทบยอดให้ชัดเจน และตรวจว่าแต่ละรายงานเลือกช่วงเวลาตามวันที่อะไร เช่น วันที่สั่งซื้อ วันที่สำเร็จ หรือวันที่โอนเงิน เพราะรายงานที่เลือกเดือนเดียวกันอาจมีคนละชุดออเดอร์

1. ดาวน์โหลดรายงานจาก Shopee

รายการคำสั่งซื้อ

ไปที่ คำสั่งซื้อของฉัน → สำเร็จ → ดาวน์โหลด → เลือกช่วงเวลา

รายงานรายรับที่โอนเงินแล้ว

ไปที่ รายรับของฉัน → โอนเงินแล้ว → เลือกช่วงเวลา → ดาวน์โหลด

ไปที่ Seller Balance → เลือกช่วงเวลาและประเภทธุรกรรมให้ครบ → ยืนยัน → ดาวน์โหลด

2. สรุปยอดขายจากไฟล์คำสั่งซื้อ

เริ่มจากตรวจสถานะและวันที่ของออเดอร์ แล้วทำตารางสรุปให้เหลือ หนึ่งแถวต่อหนึ่งออเดอร์

สูตรตั้งต้นสำหรับเทียบยอดรายออเดอร์ในตัวอย่างนี้คือ:

ราคาขายสุทธิ + ส่วนลดจาก Shopee ที่ร้านได้รับชดเชย − โค้ดส่วนลดที่ผู้ขายรับผิดชอบ + ค่าจัดส่งที่ผู้ซื้อชำระ

ตรวจความหมายของ “ราคาขายสุทธิ” ก่อนใช้สูตร หากหักส่วนลดผู้ขายไว้แล้ว อย่าหักส่วนลดรายการเดียวกันซ้ำ ส่วนลดจากแพลตฟอร์มให้นำมารวมเฉพาะจำนวนที่ร้านได้รับชดเชยจริง

รวมออเดอร์ที่มีหลายบรรทัดอย่างไร?

1. คัดลอกเลขออเดอร์ไปชีตสรุป แล้วใช้ Remove Duplicates หรือ UNIQUE เพื่อสร้างรายการออเดอร์ไม่ซ้ำ เก็บข้อมูลต้นฉบับไว้ครบทุกบรรทัด
2. ใช้ SUMIF/SUMIFS รวมเฉพาะยอดที่เป็นระดับสินค้าและต้องบวกหลายบรรทัด
3. สำหรับยอดระดับออเดอร์ เช่น ส่วนลดหรือค่าจัดส่ง ตรวจว่ารายงานแสดงครั้งเดียวหรือซ้ำทุกบรรทัด แล้วดึงยอดเพียงครั้งเดียว
4. ใช้ XLOOKUP/VLOOKUP ได้เมื่อยืนยันแล้วว่าบรรทัดที่ค้นพบมียอดครบ หากบรรทัดแรกว่างหรือออเดอร์มีหลายรายการปรับปรุง ต้องรวมข้อมูลให้ถูกต้องก่อน

3. สรุปรายได้และยอดรับสุทธิจากไฟล์ Income

แยกสองยอดนี้ออกจากกัน:

• ยอดรายได้สำหรับเทียบออเดอร์: ยอดสินค้าหลังส่วนลดและคืนเงิน รวมเงินชดเชยหรือค่าจัดส่งที่เกี่ยวข้องตามรายละเอียดรายงาน
• ยอดรับสุทธิที่โอนเข้า Wallet: จำนวนเงินหลังหักค่าธรรมเนียม ค่าขนส่ง และรายการปรับปรุงที่เกี่ยวข้องแล้ว

สูตรตั้งต้นจากรายการในบทความนี้คือ:

ราคาขายปกติ − ส่วนลดจากผู้ขาย − เงินคืนลูกค้า + ส่วนลดจาก Shopee ที่ร้านได้รับชดเชย − โค้ดส่วนลดจากผู้ขาย − Coins Cashback ที่ผู้ขายสนับสนุน + ค่าจัดส่งที่ผู้ซื้อชำระ

ตรวจเครื่องหมายของตัวเลขด้วย: หากรายงานแสดงรายการหักเป็นค่าติดลบอยู่แล้ว ให้รวมค่าตามเครื่องหมาย อย่าลบค่าติดลบซ้ำจนกลายเป็นบวก

4. เทียบยอดรายออเดอร์และอธิบายผลต่าง

จับคู่ด้วย เลขออเดอร์ หลังสรุปแต่ละไฟล์ให้ได้ระดับข้อมูลเดียวกัน หาก Income มีหลายบรรทัดต่อออเดอร์ ให้รวมรายการที่เกี่ยวข้องก่อนเทียบ

ผลต่าง (Diff) = ยอดจากไฟล์คำสั่งซื้อ − ยอดรายได้ที่คำนวณจาก Income

ผลต่างเป็นศูนย์

ยอดทั้งสองฝั่งตรงกันสำหรับออเดอร์นั้น จากนั้นตรวจ ยอดรับสุทธิและวันที่เงินเข้า Wallet อีกครั้ง เพื่อยืนยันการรับเงิน

มีผลต่าง

ตรวจส่วนลด เงินชดเชย Coins Cashback เงินคืนลูกค้า ค่าจัดส่ง และรายการปรับปรุง รวมถึงการบวกยอดซ้ำหรือใช้คนละช่วงเวลา บันทึกสาเหตุของผลต่างไว้ทุกออเดอร์ที่ยังไม่จบ

ขึ้น N/A หรือ NA

หมายถึง สูตรยังค้นหาเลขออเดอร์ไม่พบ ไม่ได้ยืนยันว่าทุกรายการเป็นลูกหนี้ ให้ตรวจ:

• เป็นออเดอร์ยกเลิกหรือคืนเงินหรือไม่
• เลขออเดอร์มีช่องว่างหรือรูปแบบข้อมูลต่างกันหรือไม่
• เลือกช่วงวันที่ครบหรือไม่ และเงินอาจเข้าคนละเดือนหรือไม่
• ร้านมีสิทธิรับเงินจากรายการขายนั้นแล้ว แต่ยังไม่ได้รับเงินจริงหรือไม่

หาก Income มีออเดอร์ที่ไม่มีในรายการขายเดือนนี้ ให้ย้อนตรวจเดือนก่อน อาจเป็น ลูกหนี้ยกมา ที่ได้รับเงินในเดือนปัจจุบัน หรืออาจเป็นรายการปรับปรุงที่ต้องแยกอธิบาย

5. สรุปค่าใช้จ่ายและเก็บเอกสารประกอบ

แยกค่าใช้จ่ายอย่างน้อยเป็น:

• ค่าขนส่ง: ตรวจค่าขนส่งที่ร้านรับภาระ ค่าส่งสินค้าคืน เงินสนับสนุน และการปรับปรุงค่าส่งตามรายละเอียดจริง
• ค่าคอมมิชชั่นและค่าบริการ: ค่าคอมมิชชั่น ค่าบริการ และค่าธุรกรรมการชำระเงิน
• ค่าใช้จ่ายอื่น: เช่น ค่าโฆษณา ซึ่งอาจชำระผ่าน Wallet บัตรเครดิต หรือยอดเติมเงินอื่น

ดาวน์โหลด ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ของแพลตฟอร์ม แล้วเทียบกับรายละเอียดค่าใช้จ่าย ตรวจช่วงเอกสาร ภาษีมูลค่าเพิ่ม และรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายแยกจากกัน หากวันที่ออกเอกสารต่างจากวันที่รายการเกิด ให้ทำตารางอธิบายผลต่าง

เครื่องมือช่วยสรุปข้อมูล

ดูเครื่องมือ Google Apps Script สำหรับ Shopee ที่หน้าด้านล่าง เพื่อช่วยลดงานสรุปข้อมูล ก่อนใช้งานให้ตรวจชื่อชีต หัวคอลัมน์ และสูตรให้ตรงกับไฟล์ของร้าน

Untitled

6. กระทบยอด Wallet และเงินเข้าธนาคาร

จัดกลุ่มทุกรายการในรายงาน Wallet เป็น เงินเข้า เงินออก หรือรายการปรับปรุง แล้วคำนวณ:

ยอดยกมา + เงินเข้าทั้งหมด − เงินออกทั้งหมด = ยอดยกไป

• ยอดยกมา: ยอดคงเหลือก่อนรายการแรกของงวด ควรตรงกับยอดยกไปของงวดก่อน
• เงินเข้า: ยอดรับสุทธิจากออเดอร์ เงินเติมเข้า หรือรายการปรับปรุงเพิ่ม
• เงินออก: เงินถอนเข้าธนาคาร ค่าโฆษณา เงินคืน หรือรายการปรับปรุงลด
• ยอดยกไป: ยอดคงเหลือหลังรายการสุดท้ายของงวด

หากรายงานแสดงยอดคงเหลือหลังทำรายการแรก ให้คำนวณ ยอดยกมา = ยอดคงเหลือหลังรายการแรก − เงินเข้าแรก + เงินออกแรก และตรวจลำดับวันที่กับเวลาให้ถูกต้อง

เทียบยอดรับสุทธิจาก Income กับเงินเข้าจากออเดอร์ใน Wallet โดยแยกเงินเข้าประเภทอื่นออกก่อน จากนั้นจับคู่รายการถอนเงินกับ Statement ธนาคาร หากถอนสิ้นเดือนแต่เข้าธนาคารเดือนถัดไป ให้แสดงเป็นรายการระหว่างทาง

ตัวอย่างสมมติ: ยอดยกมา 1,000 บาท + เงินเข้า 10,000 บาท − ถอนเข้าธนาคาร 8,000 บาท − ค่าโฆษณา 500 บาท = ยอดยกไป 2,500 บาท

7. เอกสารที่ควรจัดเก็บเมื่อกระทบยอดเสร็จ

• ไฟล์ต้นฉบับทั้ง 3 ประเภท พร้อมช่วงวันที่ที่เลือก
• ตารางสรุปยอดขายรายออเดอร์และตารางผลต่าง พร้อมเหตุผล
• รายการลูกหนี้ยกมาและลูกหนี้ปลายงวดที่ตรวจสอบแล้ว
• รายงาน Wallet และ Statement ธนาคาร
• ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และเอกสารค่าใช้จ่ายอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

อ้างอิงเพิ่มเติม: คำสั่งกรมสรรพากร ท.ป. 1/2528 เรื่องเกณฑ์สิทธิสำหรับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล